Un informe plantea impulsar la digitalización con el apoyo de un taller de empleo
23 ene 2020 . Actualizado a las 05:00 h.El archivo municipal no puede más. La documentación en papel que se genera, y que es preciso conservar por un tiempo más o menos prolongado, está muy por encima del ritmo de digitalización. En las dependencias destinadas a almacenar licencias y expedientes no queda sitio para más carpetas. Para salir del paso, el Ayuntamiento de Monforte recurrirá al alquiler de un bajo lo más cercano posible a la casa consistorial. El anuncio de licitación que se publicó este miércoles va acompañado de un informe que sugiere la conveniencia de impulsar la digitalización mediante un taller de empleo. Actualmente, el archivo tiene una sola persona a su cargo.
En la provincia de Lugo, ayuntamientos como Vilalba o Ribadeo pusieron en marcha en los últimos años talleres de empleo financiados por la Xunta que se destinaron a impulsar el proceso de digitalización de los archivos municipales. El problema siempre es el mismo: la falta de espacio por la acumulación de documentos en papel. En el caso de Monforte, las tres dependencias en la que se depositan estos fondos tras el cambio de ubicación del consistorio resultan «insuficientes para albergar toda a documentación que se produce».
Dos de estas dependencias están situadas en la segunda planta el consistorio. Tienen 124,46 y 60,64 metros de planta, respectivamente, y 2,50 metros de altura. La documentación se guarda en estantes y armarios de archivo sobre raíles. También se habilitaron estanterías en una parte del sótano que sirve para almacenar mandamientos de pago y otros documentos generados por los servicios económicos. Pero el papel que genera el día a día de la actividad municipal exige todavía más espacio.
Aspecto de desorden
«Neste momento as oficinas da casa do concello están ateigadas de documentación que fai difícil o desenvolvemento do traballo e da un aspecto de desorde», detalla el informe sobre la situación del archivo. «As oficinas e organismos do concello -prosigue- xeran cada vez mais expedientes que compre conservar e gardar nas mellores condicións posibles. É por todo isto polo que hai que buscar unha solución, aínda que sexa momentánea».
La eliminación de este tipo de documentos no es aleatoria. Existe una normativa estatal, aplicable también a los expedientes electrónicos, que establece los períodos de conservación de acuerdo con las características del documento. También fija las pautas que se deben seguir para las cribas periódicas de los archivos. «El plazo de conservación depende de la naturaleza del documento. Un título de propiedad, por ejemplo, debe estar archivado siempre», explica un secretario municipal.
El problema en Monforte se agrava porque existen servicios que funcionan fuera de la casa consistorial -las oficinas de rehabilitación, juventud, deportes e información al consumidor, y el centro de información a la mujer- que pronto tendrán que derivar al archivo municipal documentación para la que tampoco disponen de espacio.
La solución, de momento, será alquilar un bajo próximo al consistorio que hará las funciones de archivo municipal. Las bases establecen una duración de cinco años para el contrato y un precio máximo de 650 euros al mes. El local tendrá que estar situado a menos de cien metros del consistorio y disponer de al menos 125 metros cuadrados.
Un problema de peso que desaconseja recurrir a pisos o entreplantas
Los problemas con el archivo municipal vienen de lejos. En el anterior consistorio fue necesario apuntalar dependencias en las que se guardaba la documentación debido al elevado peso que alcanza el papel cuando se alcanzan importantes volúmenes. Esta es la causa de que se decidiese alquilar un bajo para descongestionar las dependencias de la casa consistorial. «A posibilidade dunha entreplanta ou un piso é impensable debido a que o gram peso do papel obrigaría a reforzar os solos», señala el informe que incluye la licitación. También se descartó la posibilidad de recurrir a una nave de la periferia «polo risco de roubos e actos vandálicos».
En los criterios de adjudicación se tendrán en cuenta la oferta económica, la distancia del inmueble con respecto al consistorio y las condiciones del local. La renta no podrá exceder inicialmente de 650 euros al mes, pero el precio del alquiler se revisará con arreglo al IPC. El pliego de condiciones establece los requisitos que deberá cumplir el local y que completará el Ayuntamiento con medidas como la instalación de deshumidificadores o dispositivos de detección de incendios.
Archivo, no almacén
El informe municipal advierte, por otro lado, de la conveniencia de desterrar la frecuente «tentación» de utilizar las dependencias destinadas a archivo para guardar muebles, cajas con libros o urnas electorales. «Nos depósitos dos arquivos só se poden gardar expedientes e documentación relacionada coa actividade do Concello», señala.