El archivo municipal afrontará el expurgo de miles de documentos
PONTEVEDRA CIUDAD
En breve se trasladará parte de la documentación al sótano de Michelena 30
26 jul 2017 . Actualizado a las 12:47 h.El archivo municipal de Pontevedra afrontará en los próximos meses una verdadera revolución. Hace mucho tiempo que las decenas, seguramente centenares, de miles de documentos que atesora suponen un problema de espacio. Tanto, que el archivo se reparte en la actualidad en tres sedes: el sótano de la Casa Consistorial, los bajos del CEIP Froebel y varias dependencias en el antiguo conservatorio, en la calle Alfonso XIII. En breve se sumará una cuarta sede, el sótano de la actual sede municipal de Michelena 30, que ya está siendo acondicionado, pero la verdadera revolución llegará con la eliminación de documentos, un proceso de expurgo para el que se está elaborando un protocolo que se espera aprobar antes de que acabe el año.
El traslado de una buena parte del archivo a la sede de Michelena será el paso más inmediato. De hecho, ya está prácticamente rematada la habilitación del espacio que ocupará en la planta -2 del edificio cedido por la Xunta al Concello, principal sede administrativa municipal en la ciudad.
Hace unos meses, el Concello inició el procedimiento de adquisición de estanterías móviles para habilitar el nuevo espacio destinado a archivo en este sótano. La inversión en estanterías superó los cien mil euros. Se trata de muebles especiales que se mueven mediante un sistema de rieles, de forma que permite un almacenamiento mayor y una rápida localización.
El proceso para trasladar parte del archivo a Michelena se inició más de siete años después de la mudanza de las oficinas municipales a este edificio. Pese a que la idea se barajó desde el principio, se retrasó a causa de problemas de filtraciones de agua en el sótano. Hasta que estos problemas estuvieron perfectamente subsanados, no se dio luz verde al traslado del archivo.
Ahora, con la humedad y las filtraciones bajo control, sí es posible trasladar buena parte del archivo municipal. Lo que se reubicará en Michelena son los expedientes más actuales. En principio, desde el año 2005 hasta ahora. Se trata principalmente de documentación almacenada en las dependencias de la Casa Consistorial.
Son miles de documentos administrativos, expedientes económicos, fondos de biblioteca y cartelería, y todo tipo de documentación en soporte físico de papel que atesora el archivo.
Comisión técnica
En cuanto al expurgo, el concejal de Patrimonio, Vicente Legísima (BNG), explicó que se está elaborando un protocolo que determinará qué documentos son susceptibles de ser eliminados. Se trata de una tramitación que da respuesta a un decreto de la Xunta instando los expurgos en archivos municipales y judiciales, y todavía no está claro si en el caso del Concello de Pontevedra se resolverá por la vía de la ordenanza o de una simple resolución.
Lo que sí está decidido es que se constituirá una comisión que supervisará el proceso de eliminación de los documentos. Aunque habrá presencia política en este organismo, la idea es que el peso de la misma recaiga en técnicos y expertos en la materia.
El primer borrador prevé conservar la documentación desde 1965 hasta ahora, y seleccionar qué se debe conservar y qué es susceptible de eliminación de todas las décadas anteriores. Sin embargo, Legísima subraya que la decisión todavía no está tomada.
El proceso iniciado en las sedes judiciales afecta ya a más de 200.000 expedientes
El Concello de Pontevedra se sumará en breve a las Administraciones que optan por eliminar buena parte de la documentación en papel que atesoran. Pero no es la única. El problema de espacios que genera el almacenamientos de miles y miles de expedientes es algo común, y por eso se están tomando medidas.
De cara al futuro, la digitalización es un elemento clave. El Concello, por ejemplo, está imponiendo la administración electrónica para reducir sustancialmente la carga de papel. Hoy en día, por ejemplo, cualquier tramitación del Concello con personas jurídicas se hace exclusivamente por vía telemática, incluida la presentación de facturas. El papel ha desaparecido de estas relaciones.
El problema son los expedientes anteriores, y la Administración ha encontrado en el expurgo una de las vías para aligerar la carga de los almacenes. El mundo judicial está avanzando en este campo. El proceso, que se inició hace ya un par de años en las sedes judiciales de Pontevedra, ha dado como resultado el traslado de más de doscientos mil expedientes que están a la espera de que una comisión técnica decida su futuro. Esta documentación se está almacenando en un espacio habilitado en la sede de la Xunta en Campolongo. Se trata de una zona quinientos metros cuadrados con capacidad para albergar unas veinticinco mil cajas de documentación. Los expedientes se guardan allí hasta que se toma la decisión sobre si es necesario conservarlos o si procede su destrucción.
Algo similar se quiere hacer en el Concello de Pontevedra.