Cómo y por qué organizar un «Open Space online»

Una de las obsesiones de las empresas que trabajan mayoritariamente en remoto es replicar esas conversaciones de máquina de café


2020 está siendo un auténtico reto. A la hora de organizar eventos y gestionar equipos, también.

En la compleja realidad que nos está tocando vivir, lo más sensato parece cancelar cualquier evento, público o privado. Por eso es comprensible que nadie entienda no ya que hayamos decidido seguir adelante con la #tarugo20 -aunque no sepamos a dónde nos llevará esa decisión- sino que, además, vayamos a desdoblarla para que los asistentes puedan participar en el contenido, no solo consumirlo.

El sábado 24 de octubre -un día después del evento principal- celebraremos la Tarugoff, un open space en el que cualquiera podrá proponer una charla o mesa redonda y la agenda final se conformará con las propuestas que reciban más votos de los participantes.

Pero las idioteces que hagamos un variopinto grupo de voluntarios no tienen nada de interesante. Otra cosa es la motivación detrás de la aparente idiotez -el porqué más allá del qué- y la posibilidad de encontrar la misma en cualquier equipo. También en el vuestro.

El problema

Este 2020 ha puesto patas arriba nuestra vida, pero también ha traído inesperadas oportunidades. En mi caso en concreto, tras la compra de Manfred por Sngular, la posibilidad de trabajar al mismo tiempo en una organización de ocho personas y en otra de casi 800 y comprobar cómo, a pesar de la enorme diferencia de escala, ambas comparten retos comunes.

Porque lo que nos mueve a organizar un open space online es el mismo impulso que hay detrás de la Tarugoconf: el consenso general de que hay cosas que no es posible hacer en remoto y el deseo de demostrar que sí se puede.

No es el ego sino más bien la necesidad lo que sustenta ese empeño. Más que intentar demostrar que el mundo está equivocado, queremos comprobar que no lo estamos nosotros. Del alrededor de 200 personas que trabajaban diariamente en la principal oficina de Sngular en Madrid, hoy apenas tres o cuatro van regularmente. En Manfred, algunos no hemos vuelto a vernos en persona desde marzo. Muchos vaticinan que esta es una situación excepcional y temporal, pero las empresas estamos dando pasos que será difícil desandar, aunque en medio del fragor de la batalla aún no seamos plenamente conscientes de ello. En menos de un mes, el 50 % de mi equipo no habrá conocido otra forma de trabajo en la compañía que no sea el remoto 100 %. Antes de final de año, serán mayoría.

Y una de las obsesiones que tenemos las empresas que trabajamos mayoritariamente en remoto es replicar esas conversaciones de máquina de café que actúan como «pegamento social» y ayudan a convertir un grupo de trabajo en un verdadero equipo. Algunas deciden mantener un canal de comunicación específico para promover esa charla intrascendente; otras, por organizar actividades presenciales u online de forma periódica. Nosotros apostamos por ambas y, también, por celebrar cada cierto tiempo un open space online.

Para mantener la sensación de pertenencia, mejorar la información interna y fomentar la serendipia, en Sngular hemos transformado el TuttiFrutti de los viernes -una sesión semanal en la que se cuentan las novedades de la compañía, los nuevos empleados se presentan a sus nuevos compañeros y los más veteranos pueden plantear y resolver dudas- en una reunión 100 % online. Una gran idea que puede complementarse y potenciarse con un open space online.

La solución

Un open space es un formato de evento bastante popular en donde la agenda es propuesta y diseñada en el momento por los propios asistentes y que, al contrario de lo que muchas personas creen, puede articularse de forma interna, para un reducido grupo de personas y acotando tanto su duración como las materias a tratar.

Se puede organizar un open space público, para cientos de personas y de una temática más o menos general como el Agile Open Space o la misma Tarugoff; y también uno privado, restringido a un equipo determinado y con un tema u objetivo concreto, como los que organizan dentro de la NASA para fomentar la innovación.

Al contrario que los formatos más dirigidos, donde suelen predominar las charlas magistrales, los open spaces suelen favorecer las mesas redondas y las conversaciones en las que escuchar la opinión de todo el equipo, no sólo las voces más habituales.

Al contrario que el networking o el team building -que, si se planifica, puede resultar artificial e incómodo en un grupo con una relación estrictamente profesional- proporciona un propósito y un contexto común en el que puedan surgir conversaciones informales de forma espontánea.

Al contrario que los simples turnos de preguntas, permite desarrollar temas con mayor profundidad y alcanzar un consenso cuando no hay única respuesta correcta.

En nuestro caso en concreto, los temas que interesan al equipo son múltiples y variados. Desde la UX del formulario de registro de nuevos candidatos -y cómo mantener el equilibrio entre la fricción que supone rellenar decenas de campos y la necesidad de recoger los datos indispensables para poder cualificarlos- hasta revisar nuestro pricing o las cláusulas de nuestros contratos. Son temas en los que podemos dar entrada a otras departamentos -por ejemplo, el de People de nuestra matriz- o incluso a otras empresas con problemas similares, clientes y proveedores, para enriquecernos con su punto de vista y conseguir que nos entiendan un poco más al conocer el nuestro. Si el objetivo principal es crear vínculos, tanto internos como externos, el formato escala.

La ejecución

Si organizar un open space encaja con los objetivos y necesidades de nuestro equipo y decidimos hacerlo, el mayor reto será averiguar cómo organizarlo online. Las tres tareas fundamentales de las que nos deberemos ocupar son:

  • Recibir y distribuir las propuestas: en los open spaces presenciales esto suele hacerse justo antes del evento, pero también podemos permitir que se envíen previamente si prevemos un gran número de propuestas y queremos ahorrar tiempo a los asistentes. Nosotros hemos creado un formulario y una página específica para publicar las propuestas en forma de video, pero cuando se gestionan de forma interna, las mismas pueden recogerse en un simple directorio o documento compartido. Podemos promover la participación usando nuestras redes sociales, en caso de que nuestra open space sea abierta, o distintos canales de comunicación corporativos -Slack, Teams, mail- si es interna.
  • El voto de las propuestas: también suele realizarse justo antes del open space e inmediatamente después de escuchar las propuestas, pero podemos establecer cualquier sistema de voto mientras el mismo sea transparente y auditable. Nosotros hemos optado por algo tan sencillo como permitir votar por tweet, estableciendo un hashtag especifico para cada charla y contando después el número de tweets que lo contengan, pero se puede utilizar cualquier otro sistema como, por ejemplo, publicar las charlas como tarjetas en un tablero de Trello y permitir a los asistentes voten cada tarjeta.
  • La difusión y participación en las charlas: existen múltiples herramientas de videoconferencia que nos permitirán tanto facilitar la difusión online de las charlas como la participación de los asistentes en las mismas. Algunas de ellas, como por ejemplo Zoom, tienen la funcionalidad de crear break-out rooms para distribuir a la audiencia en distintas charlas, pero si queremos honrar «la norma de los dos pies» (que cualquiera pueda abandonar cualquier charla en cualquier momento si cree que la misma no le aporta nada) deberemos hacer co-host a todo el mundo, con los potenciales problemas que eso puede acarrear. La mejor solución que hemos podido encontrar es crear una sesión, con su propio link, para cada una de las salas donde se desarrollará nuestro open space, aunque eso implique que los asistentes tengan que desconectarse y conectarse cada vez que quieran cambiar de sala/charla. Sí es importante que tengamos en cuenta las restricciones de las versiones gratuitas de estas herramientas (por ejemplo, Zoom limita la duración de la charla a un máximo de 40 minutos y Google Meet a  una hora) y que consideremos la posibilidad de pagar para poder eliminarlas y acceder a funcionalidades avanzadas, como por ejemplo, la posibilidad de grabar las charlas en la nube. No demos por supuesto que todo el mundo sabe instalar y utilizar estas herramientas. Una buena práctica es organizar un tour guiado por las mismas previamente a la celebración del evento.

Más allá de lo básico, hay decenas de pequeñas acciones que pueden ayudar a mejorar la experiencia -como por ejemplo establecer un código de conducta claro o enviarle a los participantes una lista de consejos para exponer online como intentar mirar a la cámara o hablar ligeramente más lento de lo normal para mejorar la comprensión en caso de que haya microcortes-, pero no debemos volvernos locos. En un momento en el que todo el mundo se rompe la cabeza con cómo cohesionar equipos remotos, el open space online es una de las iniciativas más sencillas y baratas de implementar. En vez de centrarnos en los problemas del medio, disfrutemos de las ventajas. 

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