Docuten, especialista en firma digital y factura electrónica, ha desarrollado su propia solución que ahorra tiempos y garantiza la seguridad de los datos
22 dic 2024 . Actualizado a las 05:00 h.Llevan 15 años siendo la referencia en cuanto a firma digital y factura electrónica. La tecnológica gallega Docuten echa mano de la inteligencia artificial generativa para crear resúmenes inteligentes de algunos de los documentos más farragosos para las empresas, los contratos.
«Esto es especialmente útil para empresas en las que se firman muchos contratos por parte de pocas personas, apoderados de varias sociedades, por ejemplo. Les permite identificar qué es lo que van a firmar en cada caso sin necesidad de dedicarle mucho tiempo», dice el equipo de la firma coruñesa.
Esta funcionalidad, que están preparando y probando, será un servicio al margen del paquete estándar que ya ofrecen, pero que ahorrará tiempo y aportará seguridad a los procesos. Así, Docuten incorpora a su suite la generación automática de un resumen inteligente de los contratos enviados a firmar.
Esas personas que rubrican contratos mercantiles, contratos con otra empresa, muchas veces no tienen todo el tiempo que les gustaría para leerlo y revisarlo y, muchas veces, estos documentos no son pequeños, tienen decenas de páginas. ¿Qué suelen hacer las compañías? Que sea otra persona quien revise y haga un resumen para que el firmante tenga algo de contexto sobre lo que suscribe o incluso que haga una revisión superficial del contenido a firmar. Aproximaciones que no son perfectas. «Ya lo han probado varias empresas y, aquellas con un volumen relevante, nos han dicho que es muy útil, que la información de los resúmenes es muy fiel al contenido de los documentos y esto les ahorra mucho tiempo». Se reduce también un gasto de recursos importante y se evita correr el riesgo de no saber lo que se está firmando.
«La parte de seguridad se garantiza al usar una instancia privada de Microsoft Azure y no compartir los datos. En el caso del tipo de resumen que hace, hay que tener en cuenta que hemos desarrollado esta funcionalidad trabajando, desde el propio diseño, en mitigar al máximo las alucinaciones. El resultado es que, en todas las pruebas que hemos hecho, los clientes nos han dicho que el resultado es especialmente preciso, por lo que estamos seguros de que vamos a vencer esa posible desconfianza cuando lo vean en funcionamiento», desarrollan. Ese extracto resultante cuenta con los datos más relevantes del documento y resume su esencia. Esto permite a los firmantes, según explica Docuten, contar con la información necesaria para realizar la firma con más tranquilidad y sin necesidad de dedicar tiempo a revisar exhaustivamente la documentación.
La agencia gallega ve ya esta herramienta como una forma de reforzar su posicionamiento como una de las empresas de firma digital que mejor combina la seguridad legal y la facilidad de uso.
«Esta funcionalidad refuerza los dos aspectos, ya que ayuda a nuestros clientes a acelerar los procesos de firma, pero contando con la información que necesitan para sentirse seguros», insiste Brais Méndez, CEO de Docuten.
Esta tecnológica, que lleva desde el 2009 convirtiendo a sus clientes en empresas sin papel, tiene en su cartera de fieles a compañías como Canon, Comar, Abanca, Danone o el Grupo Lence. A falta de cerrar el año, su negocio ha crecido ya un 25 %. Además, han lanzado la línea de servicios Docuten Agrotech, enfocada en las empresas agroalimentarias, y han entrado en el sector logístico gracias a una solución de digitalización de los eCMR y los documentos de transporte en carretera. Un equipo de 35 personas que sigue trabajando en otras aplicaciones con Microsoft y que aspira a seguir consolidándose en su campo en el 2025.