Dime cuánto facturas y te diré cuándo deberás tener la factura electrónica obligatoria
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Estos son los plazos previstos para adaptarse a la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que impulsa su digitalización
24 jun 2024 . Actualizado a las 12:27 h.El 28 de septiembre del 2022 se aprobó la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que busca reducir barreras y fomentar la creación de nuevas compañías y que obliga a la implantación de la factura electrónica a todas las compañías españolas. El BOE publicó dicho reglamento el 19 de octubre de aquel año y la aprobación definitiva del reglamento específico llegará previsiblemente después del verano. Por lo tanto, todas las empresas tendrán que decir adiós a la factura en papel en un breve período de tiempo. Esta medida acorta los tiempos de tramitación y cobro, elimina los costes de impresión y envío postal, reduce errores y fraude y además impacta de forma positiva en el medio ambiente.
Pero la adaptación no es igual para todas, sino que será progresiva en función del tamaño de las sociedades y su facturación anual: si esta supera los 8 millones de euros, la empresa tendrá un año de plazo desde la aprobación del reglamento; si la facturación es menor, tendrán dos años; y los autónomos, independientemente de su facturación tendrán 3 años para implantar esta digitalización.
Aunque estos procesos siempre son más complicados para las compañías más pequeñas, las pymes ya reconocen las ventajas de la digitalización: siete de cada diez creen que la facturación electrónica es un paso importante en su transformación digital y un porcentaje similar (el 68 %) confía en que dicha digitalización supondrá un ahorro en cuanto a recursos, tiempo y presupuesto. Son datos de un estudio realizados a principios de año por GWI para la plataforma de solución de gastos empresariales Pleo, con el fin de conocer la opinión de las pequeñas empresas españolas acerca de esta obligatoriedad de la facturación electrónica y sus retos tras la aprobación de esta norma conocida popularmente como Ley «Crea y Crece».
El estudio también refleja la preocupación de casi la mitad de las pymes (48%) encuestadas por el número de horas de formación que necesitarán sus equipos, y eso que el 64% de los españoles entre 16 a 74 años cuenta con habilidades digitales básicas o avanzadas, según el Sistema Estatal de Indicadores de la Educación, lo que sitúa al país 10 puntos por encima de la media europea. Pero el desconocimiento sobre lo que implicará la aplicación de esta norma es todavía bastante amplío: poco más de la mitad de los directores financieros encuestados (el 57 %) declararon estar al corriente de la nueva ley y de cómo afectará a su negocio; el 41 % considera que no dispone de toda la información necesaria para cumplir la legislación; y el 32 % no comprende plenamente las ventajas de la facturación electrónica. «La implementación de las herramientas adecuadas supondrá un cambio en la cultura empresarial, sabemos que esos cambios pueden ser lentos, a muchas empresas les cuesta dejar atrás los procesos de gestión de facturas anticuados, dependientes de procesos manuales, y propensos a errores, por lo que anticiparse a lo que viene será clave», reconoce Álvaro Dexeus, director de Pleo para el sur de Europa.
Reducción de gastos y errores
El informe también revela que, a pesar de las incertidumbres en torno a esta norma, las pymes destacan los principales beneficios que ven en la facturación electrónica, como son la eliminación de los costes de impresión y envío de facturas, mayor trazabilidad y transparencia (que es el principal objetivo de esta ley) y reducción de errores humanos. De hecho, casi la totalidad de empresarios encuestados reconocen haber recibido al menos una vez facturas duplicadas.
Conscientes de este cambio de normativa que obligará a una actualización a la vuelta del verano, muchas compañías informáticas presentan sus herramientas de software desarrolladas especialmente para empresas. Porque otro de los aspectos que destaca la encuesta encargada por Pleo es unificar las herramientas informáticas que utilizan para gestionar su día a día y tener una visión única del estado de su negocio. Y es que, por término medio, el 60% de las pymes utiliza entre dos y tres herramientas para gestionar sus gastos, lo que a menudo deriva en una visión fracturada del gasto, duplicación de esfuerzos y una sobrecarga de software y herramientas financieras.
Para evitar estas duplicidades surge por ejemplo el acuerdo alcanzado por Seres, compañía especializada en intercambio electrónico seguro de documentos, y Brait, empresa especializada en la digitalización y automatización de procesos empresariales, para impulsar una solución más completas de factura electrónica. Por su parte, la compañía Minsait ofrece una solución de software as a service, que se caracteriza por no ser intrusiva ni requerir licencias, capaz de integrarse fácilmente con los sistemas contables de gestión mediante conectores síncronos y asíncronos y adaptarse a cualquier formato de datos exigido por la ley.
Para adaptarse a la ley, el Gobierno ha lanzado ayudas conocidas como «Kit digital», con el fin de que microempresas y autónomos puedan adquirir soluciones de digitalización con las que generar sus facturas electrónicas, pero también crear portales web, tener presencia en internet, gestionar redes sociales, activar el comercio electrónico; mejorar la gestión de clientes, y otras funcionalidades.